Der Prototype Fund sucht eine Person für das Eventmanagement (Laufzeit: 6 Monate)

    Eventmanagement

    Patricia Leu

    Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir eine Person, die die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung einer unserer Veranstaltungen am 29. März 2025 verantwortet. Dieses Event wird der große Abschluss nach acht Jahren Prototype Fund, 16 Förderrunden und fast 400 Förderprojekten. Geplant sind Panels, Keynotes, Lightning Talks, Demos und es gibt viel Raum zum Austauschen, Kennenlernen und natürlich zum Feiern mit ca. 500 Teilnehmenden. Dafür kümmerst du dich beispielsweise um die Koordination mit der Eventlocation in Berlin, kommunizierst mit Gästen, behältst am Tag des Events selbst den Überblick und kümmerst dich im Nachgang um die Abrechnung und Dokumentation.

    Wir freuen uns sehr, wenn du schon Erfahrungen im Eventmanagement mitbringst, organisiert bist und gut mit Menschen kannst. Du hast Lust darauf, eng mit deinem Team zusammenzuarbeiten und Arbeitspakete auch zusammen zu beackern. Es fällt dir leicht zu priorisieren, du gerätst nicht in Panik, wenn etwas mal nicht klappt und hast Ideen, wie eine gute Veranstaltung zu einer besonderen wird, die den Gästen im Gedächtnis bleibt.

    Der Prototype Fund

    Der Prototype Fund ist ein Förderprogramm für Open-Source-Software aus der Gesellschaft und für die Gesellschaft. Pro Jahr fördern wir mit Mitteln des Bundesministeriums für Bildung und Forschung ca. 50 Projekte von freien Entwickler*innen und kleinen Teams, die zum Ziel haben, gesellschaftliche Herausforderungen mit dem innovativen Einsatz von Technologie anzugehen. Seit 2016 konnten so bislang 362 Projekte unterstützt werden. In einem Team aus aktuell fünf Personen kümmern wir uns um die Betreuung der Projekte, die Evaluation der Maßnahme, die Kommunikation zum Programm und den Förderprojekten sowie die Vernetzung im Open-Source-Ökosystem und darüber hinaus. Der Prototype Fund ist ein Programm der Open Knowledge Foundation Deutschland.

    Deine Aufgabenbereiche sind:

    Du bist für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung unseres Abschlussevents (ca. 500 Teilnehmende, 29.03.2025) zuständig. Dies beinhaltet u. a.:

    • Koordination von Aufbau und Logistik,
    • Unterstützung bei der Produktion von Merch/Goodies,
    • Koordination unserer Dienstleister*innen,
    • Gästekommunikation und Gästelistenmanagement,
    • Außenkommunikation über das Event,
    • organisatorische Verantwortung am Tag der Veranstaltung,
    • Planung und Abwicklung der Reisekosten,
    • Verarbeitung von Rechnungen.

    Weil wir ein kleines Team sind, teilen wir uns zudem administrative Aufgaben und arbeiten in Teilen gemeinsam an größeren Aufgabenpaketen.

    Da die Veranstaltung mit einigem Vorlauf geplant werden muss, stehen einige Dinge wie die Eventlocation, Umfang des Caterings etc. bereits fest. Darüber hinaus freuen wir uns, deine Ideen und Vorschläge zu hören und möchten dir Gestaltungsspielraum bei der Planung und Durchführung des Events geben.

    Wichtig für uns ist:

    • Du konntest bereits Erfahrungen in der Organisation von Veranstaltungen sammeln.
    • Du kannst gut mit Menschen, bist exzellent organisiert und kannst dich fix in bestehende Strukturen und Planungen einarbeiten.
    • Du schreibst und sprichst sehr gut Deutsch (entsprechend UNICERT C1; ein Zertifikat ist nicht erforderlich), auch die Kommunikation auf Englisch fällt dir leicht.
    • Du organisierst und koordinierst gern und kannst selbständig Prioritäten setzen.
    • Du bist eine Teamplayerin.
    • Du besitzt Verhandlungsgeschick und ein Auge fürs Budget.
    • Du bist offen für die Nutzung von Open-Source-Tools, die wir im Team viel und gern verwenden

    Du glaubst, dass die Ausschreibung nicht zu 100 % zu dir passt, aber zu 90 %? Dann bewirb dich bitte trotzdem.

    Wir legen im Team großen Wert darauf, eine sichere und angenehme Arbeitsumgebung für Menschen zu bieten, die sich im Arbeitskontext und darüber hinaus mit Benachteiligung konfrontiert sehen. Aus diesem Grund freuen wir uns über Bewerbungen von Menschen, die dies betrifft, besonders.

    Weil die Stelle für 50 % Arbeitszeit und sechs Monate Laufzeit ausgeschrieben ist, können wir uns gut vorstellen, dass sie für Personen geeignet ist, die beispielsweise gerade einen Abschluss gemacht haben, sich in einer Umbruchphase befinden oder ein neues Feld ausprobieren möchte sowie Personen, die auch selbstständig tätig sind.

    Wir bieten dir:

    • Die Mitarbeit an einem spannenden Projekt mit gesellschaftlichem Mehrwert mit einer engagierten Community und einem großartigen Projektteam in der ebenso großartigen Open Knowledge Foundation.
    • Eine gute Büroatmosphäre in Berlin – auch im Home Office. Im Büro erwarten dich kostenlos Kaffee, Tee, Mate und Saft, außerdem häufig Snacks und Süßes. Unser Büro ist mit einem Fahrstuhl stufenfrei erreichbar. Wenn du auf andere Barrieren stößt, geben wir uns Mühe, sie abzubauen. Unser Team trifft sich fest jeden Mittwoch im Büro, darüber hinaus sind wir flexibel im Home Office in Berlin oder der nahen Umgebung.
    • Eine umfassende und individuelle Einarbeitung sowie feste AnsprechpartnerInnen in deinem Team.
    • Zugang zu unserem deutschen und internationalen Netzwerk.
    • Ein Umfeld, in dem du viel über Technologie, Open Source und darüber hinaus lernen kannst.
    • Überstundenausgleich und die Flexibilität, dir deine Aufgaben und deine Arbeitszeiten in Absprache mit dem Team nach deinen Bedürfnissen einzuteilen.
    • Zuschuss zum BVG-Monatsabo oder Deutschlandticket.

    Zahlen, Daten, Fakten:

    • Bewerbungsfrist: 04.09.2024
    • Bewerbungsgespräche: KW 37 und 39
    • Vertragsbeginn: 01.11.2024
    • Zeitlicher Aufwand: 50 % / 20 Arbeitsstunden in der Woche – wenn dir ein geringfügig abweichender Rahmen vorschwebt, erwähne dies bitte schon in der Bewerbung.
    • Gehalt: Vergütung angelehnt an TV-L 12/1
    • Urlaub: 30 Tage bei 5 Arbeitstagen/Woche, der 24. und 31.12. sind arbeitsfrei
    • Ort: Unser Büro ist in Berlin.
    • Befristung: Die Stelle ist zum 30.04.2025 befristet. Nach aktuellem Stand besteht keine Aussicht auf Verlängerung der Stelle.

    Sende deine Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf ohne Foto, relevante Zeugnisse) bitte in einem PDF-Dokument per E-Mail an jobs@okfn.de. Fragen zur Stelle und zum Bewerbungsprozess kannst du jederzeit auch an diese Adresse richten. Wir planen, die Bewerbungsgespräche in der 37. oder 39. Kalenderwoche durchzuführen. Mit einer Rückmeldung auf deine Bewerbung ist um diesen Zeitraum zu rechnen.